Wie bereits informiert, wird die E-Rechnung künftig Pflicht im Geschäftsverkehr zischen Unternehmen (B2B).
Ab 1.1.2025 sind somit grundsätzlich Rechnungen elektronisch in einem bestimmten Format zu erstellen, wenn es sich um einen Leistungsaustausch zwischen Unternehmen handelt.
Wenngleich es Übergangsfristen für die Erstellung von E-Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen gibt, müssen sämtliche Unternehmen ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können!
Eine E-Rechnung ist eine in einem speziellen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss einer EU-Norm entsprechen. Ausnahmen für bestimmte Formate können gemacht werden, sofern die erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form vorliegen. Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung als rein maschinenlesbares Format und ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge lesbaren PDF-Rechnung darstellt. Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.
Für Erstellung & Versand von E-Rechnungen nach den zulässigen Formaten gelten folgende (Übergangs-)Fristen:
- Bis 31.12.2026 sind Papier- & PDF-Rechnungen zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Hinweis: Die Zustimmung ist entsprechend zu archivieren. Wir informieren Sie im Einzelfall über die Form der Zustimmung. - Bis 31.12.2027 Papier- & PDF-Rechnungen nur noch zulässig. wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat.
- Ab 1.1.2028 sind Papier- & PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig
Die Übergangsfristen gelten nicht für den Empfang von E-Rechnungen. Als Unternehmer müssen Sie daher ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.